Время от времени в любой компании возникает необходимость избавить от устаревших и ненужных документов. Просто вынести листы на помойку — плохая идея, так как бумаги могут содержать важные сведения, частную и личную информацию, коммерческую тайну.
В этой статье мы поговорим о том, как проходит правильное уничтожение архива документов — с одной стороны безопасное с точки зрения утечки информации, а с другой — экологически осознанное.
Напоминаем, что прежде, чем вы начнете избавляться от бумаг, очень важно убедиться, что они, действительно, не нужны. Некоторые виды документов подлежат обязательному хранению, даже в том случае, если компания уже завершила свою деятельность.
Профессиональное уничтожение документов
Самый простой, логичный и удобный вариант — заказать профессиональное уничтожение бумаг. Это услуга, которую чаще всего оказывают компании, занимающиеся архивной деятельностью.
Данная услуга состоит из нескольких этапов:
- Сбор всех документов, подлежащих уничтожению.
- Тщательное измельчение бумаги на профессиональном оборудовании. Эта стадия происходит строго конфиденциально, за закрытыми дверями. При необходимости на процедуре может присутствовать представитель компании-заказчика, чтобы своими глазами убедиться в том, что все листы измельчены.
- Переработка на целлюлозно-бумажном комбинате в новые бумажные изделия.
Такая процедура хороша с нескольких точек зрения. Во-первых, она позволяет быстро и надежно избавить от больших объемов документов, никак не рискуя их содержимым. Во-вторых, это экологично, ведь ненужные бумаги не оказываются на свалке, а превращаются в новые изделия. И, наконец, это полностью освобождает заказчика от хлопот.
Минус у такого метода один — за него нужно платить, однако услуга стоит очень немного.
Самостоятельная передача в переработку
Второй вариант — бесплатный, но намного более хлопотный. Это самостоятельная сдача ненужных бумаг в макулатуру. При этом важно понимать, что нельзя просто перенести все листы в контейнер для макулатуры, их нужно предварительно измельчить.
Для этого обычно используют бытовой, офисный шредер, поэтому процесс займет немало времени, особенно если речь идет о большом по объему архиве. Кроме того, до начала измельчения нужно удалить все металлические детали (скрепки, скобы и т.д.), при профессиональном уничтожении делать это необязательно.
Только когда бумаги приведены в состояние, в котором никто не сможет получить из них информацию, можно относить их в контейнеры для переработки или вызывать специальную службу, которая выводит макулатуру.
