Умение писать письма редко указывают в резюме, но проверяют его с первого дня. Кандидат присылает отклик, и рекрутер по двум строкам понимает, стоит ли открывать вложение. Новый сотрудник пишет партнёру, и по его письму судят обо всей компании. Руководитель отвечает недовольному клиенту, и от тона зависит, закончится ли спор звонком или юристами. Хорошая новость: деловое письмо — навык, а не талант. Он держится на нескольких простых привычках, которые легко перенять.
Чем деловое письмо отличается от сообщения в мессенджере
В мессенджере можно уточнять по ходу, письмо же должно быть понятно с одного прочтения. Его пересылают, распечатывают, к нему возвращаются через месяц, когда нужно вспомнить, о чём договорились. Поэтому в нём не обойтись без трёх вещей: ясной темы, одной главной мысли и конкретной просьбы или следующего шага.
При этом деловой стиль не означает казённый. «Доводим до вашего сведения, что в связи с вышеизложенным» никто не читает внимательно. «Сообщаем: поставка переносится на 14-е, потому что задержали сырьё» — читают и понимают сразу. Вежливость в деловой переписке выражается не в длинных оборотах, а в уважении ко времени адресата.
Как написать деловое письмо: пять шагов
- Сформулируйте цель одной фразой. До того как открыть почту, ответьте себе: что должен сделать адресат после прочтения? Подтвердить встречу, прислать документы, принять решение. Если цель не умещается в одну фразу, писем, возможно, должно быть два.
- Напишите тему, по которой письмо найдут. «Вопрос» или «Важно» не помогают. «Перенос поставки на 14 октября» или «Отклик на вакансию менеджера по закупкам» сразу говорят, о чём речь.
- Начните с главного. Первое предложение после приветствия — суть. Контекст и подробности идут после, для тех, кому они нужны.
- Разбейте текст. Абзацы по три-четыре строки, перечни — списком. Если в письме несколько вопросов, пронумеруйте их, чтобы ответ пришёл на каждый.
- Закончите действием и сроком. «Пришлите, пожалуйста, подписанный акт до пятницы» лучше, чем «Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество».
Сопроводительное письмо к резюме
Рекрутер просматривает десятки откликов за день. Сопроводительное письмо помогает ему быстро понять, почему стоит открыть именно ваше резюме. Три-пять предложений достаточно: на какую вакансию откликаетесь, какой у вас релевантный опыт с одним конкретным результатом и почему интересна именно эта компания.
Чего избегать: пересказа резюме, общих слов про «ответственность и стрессоустойчивость», одного и того же текста для всех вакансий. Работодатель замечает, когда письмо написано под него, и это заметно повышает шансы на ответ. Если сомневаетесь в тоне, посмотрите образец делового письма в своей отрасли, но не копируйте его целиком — адаптируйте под конкретную вакансию.
Ответ на претензию: спокойно и по фактам
Самое трудное письмо — то, которое пишут в ответ на недовольство. Клиент или партнёр злится, и хочется либо оправдываться, либо огрызнуться. Оба варианта обычно ухудшают ситуацию.
- Поблагодарите за обращение и покажите, что поняли суть. Перескажите претензию своими словами в одном предложении.
- Изложите факты. Что произошло, когда, по чьей причине — без эмоциональных оценок.
- Предложите решение или объясните отказ. Если требование обоснованно, назовите, что и в какой срок сделаете. Если нет, спокойно объясните почему, со ссылкой на договор или документы.
- Оставьте дверь открытой. Укажите, к кому обращаться дальше и как связаться.
Если претензия официальная и сумма спора существенная, ответ лучше согласовать с юристом до отправки. Письмо в таких случаях может стать доказательством, и каждая формулировка имеет вес.
Что убрать из письма перед отправкой
Перечитайте текст и вычеркните всё, что не меняет смысла. Обычно это вводные «хотелось бы отметить», двойные извинения, повтор одной мысли разными словами. Проверьте имена, должности и названия компаний — ошибка в фамилии адресата перечёркивает впечатление от самого точного текста. Посмотрите, прикреплено ли вложение, о котором вы пишете.
Когда писем много и на каждое не хватает времени, помогает черновик: на docs.umnetix.ru/letters можно описать ситуацию своими словами и получить заготовку письма с нужной структурой, а дальше поправить детали под себя. Это удобно, если нужно быстро ответить партнёру или подготовить несколько похожих писем, но отвечать за отправленный текст всё равно будете вы, поэтому перечитывать его перед отправкой обязательно.
Остальные инструменты для работы с договорами и документами собраны на docs.umnetix.ru.
Частые вопросы
Можно ли обращаться к адресату по имени без отчества?
Ориентируйтесь на то, как он подписывается сам. Если в подписи только имя, можно обращаться так же. В первом письме незнакомому человеку надёжнее имя и отчество.
Сколько ждать ответа, прежде чем написать повторно?
Для рабочих вопросов — два-три рабочих дня, для откликов на вакансию — около недели. Повторное письмо делайте коротким и отправляйте ответом в ту же цепочку, чтобы был виден контекст.
Нужна ли подпись с контактами в каждом письме?
Да, особенно в переписке с новыми людьми. Имя, должность, компания и телефон избавят адресата от поиска, если он захочет позвонить.
Как быть, если письмо ушло с ошибкой?
Если ошибка в сумме, дате или имени, отправьте короткое уточнение сразу. Если это опечатка, которая не меняет смысла, лучше оставить как есть.
