В число современных офисных профессий вошла одна, которая несколько расширяет привычную ранее и носящую название секретарь. Давайте рассмотрим более подробно, профессию референт кто это такой, какие функции выполняет и, что он должен знать и уметь.
Особенности профессии
Современный руководитель должен выполнять целую массу задач. А так как очень часто для этого нужно много времени и внимания, то на помощь ему приходит его помощник – референт.
Благодаря этому специалисту руководитель может выполнять несколько действий, в число которых входит:
- наблюдение за работой сотрудников;
- проведение переговоров с постоянными и возможными клиентами;
- контроль за ведением учетной документации.
Именно по этой причине, референт выполняет обязанности правой руки директора. Причем очень часто бывает так, что обойтись без столь надежного помощника будет очень сложно. Даже в электронном ресурсе Википедия сказано, что совмещение секретарских и административных функций потребует от специалиста всестороннего развития и высокой степени коммуникабельности. Тем более, что ему приходится заниматься планированием рабочего времени и согласования дальнейших действий директора. А это предполагает умение быстро обрабатывать большие объемы информации.
Стоит сказать, что многие не всегда верно понимают, чем занимается референт, что должен знать и уметь, чтобы полностью соответствовать занимаемой должности.
Что должен знать и уметь специалист
Стоит сказать, что задач, которые должен уметь решать референт очень много. Особенно ценятся те, кто знает несколько языков, делопроизводством, ориентируется в действующем законодательстве. Только это позволяет специалисту быть востребованным на рынке труда.
Очень часто именно референт избавляет своего шефа от необходимости заниматься мелкими и не столь значительными делами, такими как составление речи или написание доклада, отчета. В результате директор может не отвлекаясь заниматься важными делами, требующими его особого внимания. Именно по этой причине, работа референта может совмещаться с секретарскими обязанностями, что только увеличивает нагрузку.
Стоит рассмотреть, что за профессия референт. И в этом нам поможет описание основных задач, которые стоят перед ним.
Они будут заключаться в следующем:
- осуществление разбора и сортировки всей поступившей корреспонденции и письменных уведомлений;
- информирование руководителя и других заинтересованных лиц о необходимой им информации;
- выполняет прием телефонных звонков, учет и подготовка ответов на поступающие в компанию письма;
- подготавливает информацию для телефонных переговоров руководителя;
- занимается составлением плана рабочего дня, при этом будет учитывать все то, что было запланировано ранее;
- принимает участие в подготовительных переговорах, как с кандидатами на вакантные места, так и с партнерами компании;
- организует и контролирует работу с факсами;
- принимает и сортирует документы, которые поступают для подписания директором;
- ведет надзор за оргтехникой, принимает участие в решении отдельных хозяйственных вопросов.
Кроме того, референт может вести стенографию совещаний, при этом может подготавливать материалы для его проведения. Входит в обязанности референта и своевременно оповещение специалистов, которым следует присутствовать на этом совещании, ознакомить их о повестке дня, провести регистрацию всех собравшихся.
Занимается формированием личных дел и приказов, формирует архив. Должен знать и уметь решать различные организационные вопросы.
В результате такой специалист является универсальным работником, от которого может зависеть успешность и работоспособность всей организации. Ведь именно на референта возлагается организационная и координирующая работа по сохранению прямой связи между отделами организации. Например, оформление командировок, бронирование билетов и гостиничных номеров, составлении докладов. Возможно придется оказывать помощь для детей сотрудников.
Личностные качества специалиста
Естественно, что данная профессия имеет свои требования, соответствие которым поможет не только найти свое место, но и удержаться в ней. Прежде всего, это относится к личностным характеристикам.
Такой специалист должен быть:
- внимательным;
- аккуратным;
- исполнительным;
- дисциплинированным;
- пунктуальным;
- ответственным;
- надежным.
Естественно, что растерянные люди, имеющие взрывной, эмоциональный и несдержанный характер просто надолго не задержатся. Кроме того, не помешает высокая стрессоустойчивость, что позволит выдерживать сложные и конфликтные ситуации, при этом с честью выходя из них победителем. Хорошо в этом поможет крепкая нервная система, а также устойчивая психика.
Очень часто в помощь референту, понадобится умение улыбаться в любых ситуациях, умение улаживать даже самые сложные конфликтные ситуации.
Как правило, обучение этой специальности не требуется, так как найти нужную специальность очень сложно. Однако такой человек должен постоянно учиться и самосовершенствоваться, чтобы соответствовать действующим требованиям.
Приветствуются люди, всесторонне развитые, имеющие специальность делопроизводство, юристы, психологи. Это поможет им не только самоорганизовываться, но и помогать другим настраиваться на рабочий лад.
Хороший специалист должен уметь быстро разобраться с направлением деятельности компании, познакомиться с коллегами и с людьми, с которыми ему придется контактировать во время работы. В этом поможет знание основ психологии и даже этикета. Именно по этой причине стоит внимательно изучить все существующие плюсы и минусы. И если плюс – хорошая зарплата и возможность завести полезные знакомства, то минусов будет значительно больше, ведь работа относится к разряду нервных и стрессовых.
Вывод
Итак, подытожим все вышесказанное. Референт кто это такой? Это очень важный сотрудник, без которого компания может ощутить сложности с организацией и координацией действий между руководителем и начальниками отделов.
Прочитав данную стать, написанную как для взрослых, так и для детей, можно определиться сможете вы или нет работать по этой специальности.
Возможно вам будет интересна статья: Лесоруб кто это такой, чем занимается, описание профессии
