В рамках данной статьи подробно разберём, делопроизводитель это кто, чем занимается этот специалист в рамках собственных должностных обязательств, какова его роль в компаниях и существуют ли плюсы и минусы у этой работы.
В настоящий момент каждая организация, независимо от её объёмов и масштаба, ведёт полный документооборот, который связан не только с бизнесом, но и с отчётностью в налоговые и контролирующие органы. В связи с этим в штате компаний введена должность, которая редко бывает вакантной.
Дети часто задают вопрос своим родителям: «Что за профессия делопроизводитель?» и мы уверены, что не каждый взрослый сможет дать правильный ответ, пока не заглянет в википедию.
Делопроизводитель – это сотрудник, относящийся к разряду служащих, в обязанности которого входит организация документооборота компании на высшем уровне, а так же приём, регистрация и распределение документации по отделам и должностным лицам.
Что за профессия
Начнём с того, что профессия делопроизводитель считается одной из самых востребованных. Данный специалист должен знать всё о документообороте, как бумажном, так и электронном.
В настоящий момент навряд ли можно встретить компанию, где отсутствовал бы делопроизводитель. В более мелких организациях данную должность может совмещать бухгалтер или другое, приближенное к руководителю лицо.
Если кто-то считает, что работа этого профессионала проста и не важна, то это огромное заблуждение. Без делопроизводителя в документообороте компании может наступить настоящий хаос, который приведёт к материальным потерям.
Обязанности делопроизводителя
А теперь подробно разберём, чем занимается делопроизводитель и что входит в круг его обязанностей.
- Полное и грамотное ведение документооборота в организации;
- Регистрация и распределение входящих документов;
- Отправка писем (обычных и заказных), отслеживание их доставки до адресата;
- Подпись у руководителя всех документов, которые поступили из других отделов;
- Ведение внутренних журналов;
- Подшивает документы и перемещает их в архив;
- Отправляет и принимает электронные письма и так же, как и бумажные регистрирует их в журнале;
- Ведёт электронный и бумажный учёт архивированных документов (чтобы легко было отыскать документ при необходимости).
Как стать делопроизводителем
Для того, чтобы стать делопроизводителем достаточно закончить курсы по подготовке таких кадров, часто на эту должность приходят с бухгалтерским и экономическим образованием.
Но большинство фирм отдают предпочтение лицам, имеющим высшее образование, а всё потому, что лояльные руководители стараются взращивать сотрудников внутри организации, а должность делопроизводителя является отличным стартом для карьерного роста.
Требования к личным качествам специалиста
Любая профессия требует от человека профпригодности и определённых качеств личности, которые сделают его не просто средним работником, а настоящим гуру своего дела.
Для того, что бы быть хорошим делопроизводителем, необходимо обладать набором следующих качеств:
- Высокий уровень ответственности;
- Внимание даже к мелочам;
- Аналитический склад ума;
- Высокий уровень концентрации;
- Умение работать в условиях многозадачности;
- Обладать такими качествами как честность и порядочность;
- Спокойно воспринимать критику, пускать её в помощь личного развития, а не разрушения собственной самооценки;
- Быть коммуникабельным и выстраивать позитивные отношения, как с руководителем, так и сотрудниками;
- Иметь чистую правильно поставленную речь;
- Обладать глубокими знаниями в области делового этикета.
Противопоказания
Как бы странно не было, но у профессии делопроизводитель присутствуют медицинские противопоказания. К ним относятся:
- Расстройства нервной системы;
- Хронические заболевания дыхательных органов (астма, туберкулёз, аллергические реакции);
- Заболевания сердца и сосудов (сердечная недостаточность, аритмия и т.д)
Всё эти заболевания могут не только помешать в выполнении должностных обязанностей, но и усугубиться и повлечь за собой более серьёзные проблемы со здоровьем.
Плюсы и минусы профессии
Для того, чтобы сделать выбор в пользу профессии, необходимо тщательно изучить, с какими плюсами и минусами придётся уживаться в ежедневном выполнении должностных обязанностей.
Плюсы
- Высокий уровень востребованности, на сайтах по поиску работы всегда можно найти открытые вакансии делопроизводителя;
- Работа по графику, редко можно столкнуться с работой во внеурочное время;
- Существует шанс расти по карьерной лестнице.
Минусы
- Существуют медицинские противопоказания;
- На первых этапах невысокий уровень оплаты труда;
- Высокий уровень загруженности в компаниях с крупным документооборотом.
Подведём итоги
В данной статье мы дали полезную информацию для детей, которые интересуются различными профессиональными направлениями, как для личного развития, так и ради выбора будущей деятельности. Теперь вам известно, делопроизводитель кто это такой, какова его роль в компании и чем занимается он там.
А так же мы выделили основные плюсы и минусы специальности, изучив которые можно смело принимать решение «за» или «против».
Возможно вам будет интересна статья: Дегустатор это кто такой, особенности профессии, чем занимается
